Welkom bij Leefschool Dagpauwoog

ALGEMENE VERGADERING

Het doel van de AV is de ouders bij de schoolwerking te betrekken en het team te ondersteunen.

• De AV komt drie maal per schooljaar samen.

- Indien nodig wordt een extra bijeenkomst belegd.

- Alle ouders en begeleiders worden uitgenodigd. De aanwezigheid van iedereen wordt erg op prijs gesteld.

• De agendapunten voor de AV worden verzameld door het agendateam (zie verder).

- Alle ouders en begeleiders kunnen vooraf agendapunten (of variapunten) aanbrengen voor de AV.

- Het agendateam stelt de agenda van de AV samen (in nauw overleg met het team en de trekkers van de werkgroepen, zie verder).

- Het agendateam zorgt dat alle onderwerpen goed worden voorbereid en opgevolgd.

• Op de AV krijgen alle ouders informatie over de schoolwerking. Enkele voorbeelden zijn:

- leerlingenaantallen en begeleidersuren,

- budget voor de pedagogische werking (leefgroepen, werkgroepen,…),

- evoluties in het beleid (bv. maximumfactuur, Brede School,…)

- …

• Op de AV worden onderwerpen besproken die de algemene werking van de school aanbelangen.

- Enkele voorbeelden zijn: de maximumfactuur, Brede School, pedagogische onderwerpen,…

- De AV wisselt over deze onderwerpen van gedachten. In functie van het draagvlak van de school wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met meningen of feedback vanuit de AV.

- Beslissingen worden genomen door de directie, in overleg met het team. Indien zij fel afwijken van wat er leeft op de AV, lichten zij dit toe.

• Op de AV worden elk jaar de werkgroepen samengesteld (zie verder).

- Alle ouders worden uitgenodigd zich in een werkgroep te engageren.

- Op de AV wordt tussentijds verslag gegeven van de werking.

- De AV kan altijd nieuwe werkgroepen opstarten, of bestaande werkgroepen stopzetten.

• De AV beslist over de besteding van de middelen die voortvloeien uit de werkgroepen.

- Het beheer gebeurt door de Feitelijke Vereniging (zie verder).

- De AV keurt elk jaar het werkingsverslag en de begroting van de Feitelijke Vereniging goed.

- Het uitgangspunt is dat de besteding van de opbrengst bij voorkeur alle kinderen op school ten goede komt.

WERKGROEPEN

De AV installeert elk schooljaar een aantal werkgroepen waarin de ouders en de begeleiders zich engageren om de schoolwerking te ondersteunen.

• Alle ouders zijn welkom om deel te nemen aan een werkgroep. Wanneer nieuwe ouders een kindje inschrijven op school, krijgen zij daarover informatie van de directeur.
• Sommige werkgroepen bestaan al jaren: Feestcomité, Pluishuis, Atelierdagen, PR, Milieu (al dan niet met klussen). Om de twee jaar is er een grote Quiz. Bij het begin van het schooljaar 2009-2010 startte de werkgroep Zwembenefiet, en na de eerste AV startte de werkgroep Brede School.
• Per werkgroep engageren zich verschillende ouders en één of twee teamleden. Elke werkgroep bepaalt zelf zijn doelen, verdeelt onderling de taken en duidt in zijn midden een ‘trekker’ aan.
• De trekkers van de werkgroepen werken samen in het ‘overleg van de werkgroepen’ (owg).

- Zij houden contact met elkaar via e-mailoverleg (en indien nodig vergaderen ze ook).

- Zij stemmen de activiteiten en de datums van de schoolactiviteiten op elkaar af.

- Zij stellen twee ouders voor voor het agendateam.

• De trekkers van de werkgroepen zorgen ervoor dat het team altijd goed geïnformeerd is over hun werkplanning, de afspraken, enzovoort.

Het AGENDATEAM

Het agendateam is de brug tussen de begeleiders en de ouderwerking. Het doel is om te zorgen dat alle onderwerpen die de ouders aanbelangen op de juiste plaats en goed voorbereid besproken worden.

• Het agendateam bestaat uit 4 of 5 leden: de directeur, iemand van de begeleiders (eventueel een vaste vervanger) en twee ouders die worden voorgedragen door het ‘overleg van de werkgroepen’. Het agendateam kan er zelf voor kiezen om nog een ouder te coöpteren, om de werking te versterken. De begeleider die in het agendateam zetelt, trekt geen andere ouderwerkgroep.
• Op de laatste AV van het schooljaar kunnen alle ouders zich kandidaat stellen voor de werkgroepen. Voor het einde van het schooljaar spreken de trekkers van de werkgroepen samen met het team af wie volgend jaar het agendateam uitmaakt.
• Het agendateam moet een luisterend oor zijn voor wat er leeft op de school en bij de ouders. De leden van het agendateam koppelen ook altijd terug naar hun achterban: het team enerzijds, het owg anderzijds.
• Het agendateam heeft volgende taken.

- Via alle mogelijke kanalen agendapunten verzamelen (via nieuwsbrief, via de werkgroepen, via het team, rechtstreeks via ouders die hen kunnen aanspreken,…)

- Zij bekijken welke agendapunten alle ouders aanbelangen en dus op de AV moeten komen, en welke elders dienen besproken te worden (bv. op een leefgroepvergadering, individueel met een ouder, op het team, in een werkgroep,…)

- Zij stellen de agenda van de AV samen. Ter voorbereiding wordt dit aan de leden van het team en aan de trekkers van de werkgroepen voorgelegd, zodat zij nog feedback kunnen geven of extra voorstellen doen.

- Het agendateam zorgt ervoor dat alle punten goed voorbereid zijn (inleiding, spreker, documenten, doel van de bespreking, variapunten,…)

- Opvolging van de afspraken die door het agendateam en de AV gemaakt zijn.

- Indien nodig kan het agendateam een extra vergadering beleggen.

• Het agendateam kiest één van de ouders als voorzitter, met als taak:

- verzamelen van alle te bespreken punten

- afstemming met de directie, en terugkoppeling naar team en owg (o.a. via mailsysteem)

- voorbereiding, uitnodiging en gespreksleiding AV.

DE FEITELIJKE VERENIGING

De FV beheert het geld van de opbrengsten van de activiteiten die door de ouders en het team georganiseerd worden.

De AV keurt elk jaar het werkingsverslag en de begroting van de Feitelijke Vereniging goed. De AV beslist ook wat er met de opbrengst gebeurt. Het uitgangspunt is dat de besteding van de opbrengst bij voorkeur alle kinderen op school ten goede komt.

Om te bepalen waaraan het geld van de FV besteed wordt, worden eerst ideeën verzameld. Iedereen kan die binnenbrengen bij het agendateam. Daar worden de ideeën tegen elkaar afgewogen, in samenspraak met het team en de trekkers van de werkgroepen. Zij doen een voorstel dat bij de bespreking van de begroting aan de AV wordt voorgelegd.

Praktische afspraken schooljaar 2009-2010

• Dit schooljaar vormen Ulrich en Stefaan het agendateam, samen met Mieke. De trekkers van de werkgroepen zijn: Kristien (feestcomité), Stefaan (PR), Jan (zwembenefiet), Sandra (Pluishuis), Ulrich (Ateliers en Milieu), x? (Brede School). Inge doet de boekhouding van de FV. De begeleiders spreken met elkaar af wie volgend jaar deelneemt aan het agendateam (en niet aan een werkgroep).
• Op de AV van 8 juni 2010 kan iedereen zich kandidaat stellen om volgend jaar mee te werken in een werkgroep. Elke werkgroep spreekt af wie aan de kar trekt.
• Voor het einde van het schooljaar spreken de trekkers van de werkgroepen samen met het team af wie volgend jaar het agendateam uitmaakt.
• Het agendateam bereidt de eerste AV van het schooljaar 2010-2011 voor, in overleg met de werkgroepen die tegen dan hun jaarplanning voorbereiden.